現代では、パソコンやスマホのメールで用件を伝えたほうが、簡単で早く相手に伝えることができるため利用する方がほとんどですよね。

連絡事項などの用件なら、メールで簡単に済ませるのもよいですが、お世話になったときやお祝いの品物をもらったときには、手紙やはがきを用いた方が誠意が伝わります ^^

弔事や慶事などの報告や、お世話になった方へのお礼は、はがきや手紙を用いてきちんとしたかたちで伝える方がよいです。

メール、一筆箋、カード、はがき、手紙など、気持ちを伝える手段はたくさんありますが、失礼のないように相手によって使い分けるようにしてくださいね^^

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◆メール・ＦＡＸ・一筆箋・カードを使用する相手
兄弟・両親・いとこ・友達・同僚など、親しい関係の方のときに使用します。改まったときや目上の方には、使用してはいけません。


◆葉書(はがき)を使用する相手
兄弟・両親・いとこ・友達・同僚など、親しい関係の方のときに使用します。基本的には、改まった方への使用は避けたほうがよいですが、気心が知れた間柄の上司なら、はがきを利用してもよいでしょう。

また、目上の方や改まった方の場合でも、直接後で会ってお礼をいったりお返しの品物を渡すときは、はがきで先にお礼を伝えてもよいでしょう。お中元やお歳暮のお礼ははがきでよいでしょう。

◆封書・手紙を使用する相手
上司や目上の方など、改まった人には封書で出すのがマナーです。親しい関係の方でも、相手に内容を知られたくないときや、はがきには内容を書ききれないときは、手紙に書いて封書で出すようにしましょう。





はがき、それとも手紙？伝える手段は使い分けしよう！

手紙やはがきを送るとき、相手との関係性をよく考えてみましょう。

日頃から仲よくしている相手には、堅苦しい形式的なメッセージを書くより、普段会話をしているような楽しい雰囲気の手紙やはがきを渡した方が、もらった相手はうれしいですよね。

しかし、上司や年配の方の方など改まったときには、そのようなカジュアルな文章を書いてしまうと、失礼になってしまいます。

手紙やはがきを受け取った相手が、どのように感じるのか、ということをよく考えて、相手にあった文具の選び方やメッセージの書き方をしてくださいね ^^

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⭐文房具の選び方と文字の書き方⭐

◆縦書き？それとも横書き？
改まった内容の文章をかくときは、はがきでも手紙でも書き方は縦書きするのが基本です。横書きは、目上の方や上司、取引先など、形式を重んじる方には失礼になります。

しかし、地図や住所などのデータを横書きした方が伝えやすいときや、横書きしかできない絵葉書などに書くときは、改まった相手でも横書きでかまいません。


◆ボールペンやカラーペンを使ってもいいの？
儀礼的な挨拶状には毛筆や万年筆を用い、インクは黒かブルーを使用します。親しい関係の方へお礼状を書くときは、カラーペンや蛍光ペンなどを利用するのもよいでしょう。

改まった挨拶状を書くときに、ボールペンは少し軽い感じがしますのでおすすめできません。また、鉛筆書きは、どんなときでもマナー違反になりますので気を付けてくださいね。


◆手紙やはがきは必ず手書きしないとダメなの？
パソコンなどで文字を打ったほうが、書き直す手間もないし早く文章を書くことができますが、手書きのハガキや手紙をもらったほうが温かみのあるものとなります。

ビジネスなどで、手紙やはがきを何十枚もだすようなときは、パソコンなどで作成してもよいですが、手書きで一言メッセージがあるともらった相手も嬉しい気持ちになることでしょう。

◆修正ペンや修正テープを使用してもよいの？
文字を間違えてしまったとき、修正ペンや修正テープで消すこは、手抜きに感じてしまいますし見た目もよくありません。新しく書き直しをして丁寧に文字を書くと、受け取った相手も喜んでくれることでしょう。

シャーペンや鉛筆で、薄く下書きしておくのもよいですね^^

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⭐封筒・便箋の選び方と使い方⭐
封筒にもさまざまな種類や色、大きさがあります。それぞれ状況と用途に合った封筒の選び方をしてくださいね。

◆和封筒の使い方
一般的に使用されている封筒は、便箋を３つ折りしても４つ折りしても、綺麗に収まるタイプの長形4号（90×205mm）といわれる和封筒です。和封筒には、一重のものと二重のものがありますが、選び間違えてしまうと相手に失礼になりますので注意が必要ですよ^^

弔事やお見舞いなどに二重封筒を使用すると、「不幸が重なる」という意味にとれますので、一重の封筒を必ず用いるようにしましょう。


◆洋封筒の使い方
洋封筒は口が広いので、写真やメッセージカードなどを添えて手紙を出すときには、適した封筒といえます。和封筒より気軽な感じがする洋封筒ですが、洋封筒を使用してもマナー違反にはなりません。

和封筒か洋封筒かは、目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。洋封筒は一般的に、案内状や挨拶状などに使用されています。

両親や友人、同僚など、普段から仲がよく親しい関係の方には、色つきや模様入りの封筒を使用してもよいです。

ですが、基本的に改まった場合には、色や模様の入っていない白の封筒を用いるのがマナーです。茶封筒は、オフィス内など事務的に使用するようにつくられたものなので、お礼状などの正式なものに使用しないように注意してくださね。


◆便箋の使い方
上司や取引先など改まった方へ送る手紙のときは、基本的に白無地の便箋を選び、縦書きの２枚以上で出すのがマナーです。1枚目で文面が終わってしまったら、白紙の便箋を1枚付けて2枚で出すようにします。

しかし、弔事などの一度きりであってほしい手紙のときは、2枚だと不幸が重なるとされ縁起が悪いので1枚で出すようにしましょう。

友達や同僚など、親しい方宛の手紙のときは、可愛い色柄のセンスのある便箋を選ぶと喜んでいただけることでしょう。

封筒・便箋・ペンの選び方と書き方の注意点

はがきは書くスペースが決まっているので、用件だけを簡潔にまとめるのがポイントですよ^^そして、相手が読みやすい文字の大きさで、文章を書くようにします。

はがきに文章を書くときは、10行くらいにおさまるように書きます。文字は手書きをするなら1行に15文字ほどのサイズ、パソコンを使用するときは18文字程度のサイズを目安に、バランスよく書いてみましょう。

書きなれない方は、鉛筆で下書きをするとバランスを取りやすいです。

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⭐文面の組み立て方・構成⭐
・頭語
・前文
・主文
・結語
※頭語と結語には組み合わせがあります。


◆頭語
文章構成の基本として、出だしの言葉と締めの言葉が必要ですが、これを「頭語」と「結語」といいます。頭語と結語には、それぞれ組み合わせがありますので、間違えて使わないように注意しましょう。

上司や目上の方、改まった文章には、「頭語」と「結語」は必ず必要となりますが、親しい関係の方へは、堅すぎる印象を与えるので使用しないこともあります。


◆前文
書き出しの挨拶・時候の挨拶
ビジネス文章では、時候の挨拶は使用しないこともありますが、ビジネスであってもお礼状などの場合には、季節の言葉を使うことにより温かな文章になりますから、用いることも多いです。

時候の挨拶を用いることで、いきいきとした文章の表現になりますので、一般的な場合には季節の挨拶は用いるようにしましょう。

親しい関係の方へのはがきや手紙は、時候の挨拶を書くことで堅い文面になるので省略してもよいです。そのとき、そのまま主文に入ってもよいですが、一文字下げてから書き始めるようにしましょう。


◆主文
主文は、一文字下げてから書き始めるようにしますが、はがきは文章を書くスペースが少ないので、簡潔にまとめなくてはいけません。

伝えたいことがたくさんある場合、無理に小さい文字で内容を詰め込みすぎると、はがきをもらった相手は読みずらいので、そのようなときは、便箋に書いて封書で出すとよいですね。

はがきを書くときは、必要なことだけを短い文章で具体的に書くことが大切です。


◆結語
親しい相手には「頭語」を書かずに、「草々」や「かしこ」などの結語だけを書くこともあります。




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