【水質検査の発送・受付担当さんへ】容器は送ったね。検体も届いたかな、と記録を見直しているところ？

「あの依頼、容器は送ったけど、検体も届いていたかな……」 水質検査の受付で、予定日を過ぎた依頼を確かめたいとき。 発送の記録はある。でも、それだけでは検体が戻ってきたかまでは分からない。 依頼ごとに採水地点も違うし、全部を覚えておくのは大変だよね。 そんなときに使ってほしいのが、Excelの「水質検査用容器セットの発送・検体到着確認表」です。 正式な依頼書をもとに、依頼と地点ごとの容器セット、合意した本数や予定日を登録します。 容器を送ったら発送の実績を、検体が届いたら初回の到着日時や本数、確認担当者を入力。 発送と到着が別々に表示されるので、「送ったところ」と「戻ってきたところ」を分けて確認できます。 「まだ届いていない依頼から、連絡したいんだけど」 確認する基準日を入力し、フィルターで絞れば、発送済みで到着予定日を過ぎても到着記録がない依頼を探せます。 その行から原依頼と連絡先をたどって、依頼者に返送の状況を確認できるんだ。 照会した日と話した内容も、同じ行に残せます。 届いていても、本数が気になることはあるよね。 たとえば、予定が2本で初回に届いたのが1本なら、本数の不一致が表示されます。 到着の記録と本数の違いを見て、原依頼や受付記録を確かめるところへ進めます。 本数がそろった場合も、検査を受け入れるかどうかは正式な受付手順に沿って判断してください。 1検査機関・1か月を基本に、容器セットを1回で発送し、1回で返送される依頼を扱います。 Windows 11、日本語のMicrosoft 365デスクトップ版Excel 64bitで、一人ずつ編集して使います。 連絡の前に、「送った」と「届いた」をひとつずつ確認する。 容器を送り出したところで、こちらの確認まで送り出さずに済むね。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 お仕事のご相談・ご依頼はこちらへ。 ramaya08010801@gmail.com