【博物館・美術館の団体受付さんへ】人数変更の連絡が来たね。その見学枠、全部で何人になるか確認中かな。

「見学の人数が増えたんですが、同じ時間でお願いできますか？」 団体からの変更連絡。元の予約は分かるけれど、その枠には別の団体も入っている。 変更後の人数で定員に収まるか、返事の前に確かめたいよね。 取消の連絡も重なると、今の合計を頭の中で追いかけるのは大変です。 そんなときに使ってほしいのが、Excelの「博物館の団体見学 予約枠・人数確認表」です。 見学枠と団体予約を原資料から入力すると、同じ日付・枠IDの予約人数を合計し、あと何人入れるか、定員を何人超えているかを確認できます。 人数変更は元の予約行で人数と変更理由を書き直すと、確定した入力に合わせて結果が更新されます。 超過が出たら、その日・その枠の団体予約を確認して、団体や館内の担当者に人数や見学枠の調整を相談できるね。 「取り消した団体の分は、どう扱えばいい？」 元の行で「取消」を選び、取消理由を記入します。取消が成立すると、その人数は合計から外れ、元の人数や団体名は残ります。 再び見学することになったら、同じ行を「通常」に戻して再開理由を記入し、現在の申込内容と人数結果を確認できます。 ただ、入力が足りないままの数字で返事をするのは心配だよね。 日付や人数などに不備があると、人数を「保留」にして確認理由を示します。 その理由から申込や変更連絡に戻って確かめ、入力を直してから受付の判断へ進めます。 1館・1か月の固定見学枠を、一人で編集するための表です。 Windows 11と日本語のMicrosoft 365デスクトップ版Excel 64bitを使い、枠設定や予約の資料から手入力・貼り付けで記入します。結果はExcel画面で確認します。 変更後の人数を確かめてから、団体へお返事を。 展示室へご案内する前に、まずは人数の収まりどころを見つけよう。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 お仕事のご相談・ご依頼はこちらへ。 ramaya08010801@gmail.com