【研削砥石の受注事務さんへ】見積の仕様を問い合わせる前に、どの製品の、どの項目が回答待ちだったか確かめているところかな。

「孔径の返事、来てたよね。でも、これで見積の確認は済んだんだっけ？」 研削砥石の見積依頼で、足りない寸法や仕様を問い合わせる。 外径の回答は届いたけれど、厚さはまだ。孔径は技術担当に見てもらうところ。 メールのやり取りが続くと、返事を待っている項目と、返事の中身を確認してもらう項目が入り交じるよね。 全部を頭の中で追いかけるのも、なかなか大変です。 そんなときに使えるのが、Excelの「研削砥石の見積依頼 仕様照会待ち表」です。 技術担当が指定した照会項目と不足内容を、製品明細ごとに入力します。 回答が届いたら、受け取った日と元のメールなどを特定できる情報、技術担当の確認結果を記録。 同じシートで、未回答・確認待ち・再照会を分けて見られます。 「返事が来た項目も、まだ残るの？」 そう。回答が届いただけでは照会残は減らず、技術担当の確認結果を「確認済」にして初めて残から外れます。 たとえば外径と厚さは確認済、孔径だけ回答待ちなら残りは1件。 孔径の回答を記録しても、確認待ちの間は1件のままです。 届いた返事と、確認が済んだ返事を、別々に扱えるんだ。 次に何を聞けばいいか迷ったら、製品と状態で絞り込んでみてください。 未回答なら依頼元へ回答状況を確認し、確認待ちなら記録した参照を手がかりに原文を技術担当へ渡す。 再照会なら、技術担当の指定に沿ってもう一度問い合わせる。 催促や再回答は元の行を更新するので、同じ照会を何件も登録せずに続けられます。 製品ごとと案件全体の照会残も確認できます。 入力に不備があって件数を確定できないときは「保留」と出るので、表示された理由を見て原資料と照合してください。 残りが0になったら、登録した照会に残がないということ。次の見積・製造の判断は、技術担当の正式な判断に沿って進めます。 1ブックで1見積案件を扱い、Windows 11・日本語のMicrosoft 365デスクトップ版Excelで、一人で編集する製品です。 「返事は来た。でも、確認はこれから」。その続きを、ちゃんと次の人へ渡せるようにしておこう。 メールの「ありがとうございます」で、照会まで閉じてしまわないために。 「うちの仕事に合わせて、こんなのも作れない？」 そんなご相談もどうぞ。内容を伺って、お見積もりします。 お仕事のご相談・ご依頼はこちらへ。 ramaya08010801@gmail.com